"A fazer contas ao custo do Upgrade? Avalie também o custo do não Upgrade."

Se está a ponderar fazer um upgrade ao seu software deve ter em consideração e definir os requisitos de negócio. Os sistemas modernos evoluíram tremendamente nos últimos 15 anos. As melhorias das funcionalidades oferecem maneiras novas e melhores de processamento de negócio. Ao elaborar os seus requisitos, fluxos de processos de negócios, fluxos de dados, arquitetura de integrações deve refletir nas necessidades da sua empresa num estado futuro, projetado e otimizado.

A principal razão que leva uma empresa a pensar fazer o upgrade é o seu crescimento e há 4 fatores de crescimento que determinam a sua necessidade:
– Mais transações comerciais: quando se está a passar por uma mudança significativa há mais dados que precisam de ser rastreados. Há mais vendas, mais transações de atendimento, mais funcionários, mais projetos…
– Novos produtos e serviços: adição de mais serviços ao portfolio da empresa de modo a criar uma proposta de valor mais forte.
– Venda para novos mercados : o crescimento geralmente leva à expansão. Pode criar oportunidades de construir negócios em mais regiões dentro e fora do seu país, criando assim a necessidade de incorporar novos requisitos de negócios, incluindo novas taxas de impostos, novas convenções de formatação de números ou vários idiomas, recursos esses que o seu sistema atual de ERP pode não suportar.
– Nova linha de negócios: mais do que um novo produto ou serviço, uma nova linha de negócios pressupõe uma nova base de clientes, de fabricantes, de processos e irá necessitar de um sistema de ERP adequado para lidar com todos estes diferentes aspetos.

Hardware, bancos de dados, sistemas operacionais, servidores e todas as infraestruturas de TI estão em constante evolução – É desnecessariamente caro gerir negócios com software desatualizado. São necessárias atualizações para se suportar as mais recentes tecnologias de servidores, sistemas operacionais, hardware e bancos de dados para se garantir que o sistema seja suportado e esteja a executar com desempenho máximo.

É um grande risco cair na tecnologia obsoleta, deve manter-se atualizado para aproveitar os benefícios de uma tecnologia recente e mais económica. A atualização pode ser a única forma de garantir que funções críticas, como o processamento de pedidos, não sejam degradadas.

Evitar atualizações exige muito mais esforço e é mais caro em geral. Quando uma empresa decide “saltar” uma atualização importante, os custos e esforços associados à atualização são simplesmente adiados, e não eliminados. O custo e o esforço envolvidos na próxima atualização são multiplicados à medida que o esforço, o impacto e as complexidades se tornam muito maiores do que eram antes. Esse adiar pode ser encarado como o aumento da dívida tecnológica da empresa, que ao longo do tempo vai aumentando exponencialmente até atingir um ponto em que o custo para realizar uma atualização já não é mais acessível nem sensato.

Empresas que ignoram atualizações acabam rapidamente em versões não suportadas de software e expõem-se a riscos significativos. Se surgir um problema crítico de software recentemente descoberto ou vulnerabilidade de segurança, atualizações e soluções estarão disponíveis apenas para a versão suportada.

Perder as melhorias de funcionalidade deve ser uma preocupação. Novas versões de software trazem aprimoramentos funcionais dos quais uma empresa pode aproveitar para melhorar a produtividade ou alcançar novos clientes com mais eficiência. Isto pode ser uma clara vantagem competitiva para as empresas que usam soluções modernas em comparação com as que ainda têm versões ou tecnologias antigas.

Em suma, evitar atualizações exige mais esforço, é mais caro, mais arriscado e limita os negócios. As empresas devem proteger o seu investimento no sistema ERP através de um regime de atualização pequeno, frequente, bem planeado e executado, que os ajude a permanecer nas versões atuais e suportadas.

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